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¿Cual es el futuro de la gestión de fincas? ¿Que es un administrador de fincas para una comunidad de vecinos?
Sabemos que es muy importante saber elegir un administrador profesional, que sepa asesorarnos y ofrecernos cualquier información relevante. Un buen servicio de administración de nuestra comunidad de vecinos tiene que darnos también la posibilidad de administrar la venta o alquiler de un apartamento, casa, garaje o local.
Los abogados se han de encargar de realizar todos los trámites antes de firmar el contrato, asegurandonos los máximos beneficios. La definición correcta de un administrador de fincas es que se trata de un profesional autónomo que gestiona fincas y en donde suele asumir responsabilidades de secretaría y gestión. Un administrador de propiedades es un profesional que se mantiene al día con la normativa aplicable en el sector inmobiliario. Es mediador porque resuelve problemas entre propietarios e inquilinos.
Como indican los administradores de fincas de Legaltic cada vez más comunidades están considerando su alternativa por los ahorros que conlleva. Más aún cuando encuentran el apoyo y la información que necesitan en línea. Y es que, al mismo tiempo, aumenta el número creciente de sitios que necesitan una atractiva posibilidad de negocio, ya sea mediante publicidad o con pagos del propietario, aunque a precios muy asequibles, aumentando la oferta y la demanda.
La experiencia de los administradores de fincas, que conocen bien cuáles son los servicios más interesantes a disposición del propietario, han fructificado en opciones online de servicio con el objetivo de mejorar las relaciones en las comunidades de vecinos, así como facilitar su gestión y, sobre todo, reducir costos.
Desde la Red, un presidente de una comunidad puede administrar las cuentas a las que también tienen acceso el resto de propietarios. De forma gratuita, los presidentes de la comunidad pueden controlar los ingresos y gastos y generar informes que todos pueden consultar.
Los planes pagados y más avanzados les permiten enviar notificaciones por correo electrónico para hacer llamadas o enviar cuentas a otros propietarios, incluso generar recibos bancarios. Los desarrolladores varios de esta ofertas online están pensando en otras soluciones originales para facilitar el intercambio de información e incluso facilitar la toma de decisiones.
Esta es la gran novedad que ofrece la Red y que actúa como una especie de red social de vecinos, donde el presidente puede informar sobre todos los asuntos de la comunidad, divulgar la contabilidad y convocar reuniones en línea donde se dan temas de discusión, con toda la información relevante.
En estos casos, es vital el acceso a la información más detallada sobre leyes, licencias, etc. Esta ayuda técnica se puede encontrar en el sitio web de la Comunidad.
¿Cuál es el trabajo de un administrador de propiedades?
Lo dicho, es un profesional responsable de gestionar los asuntos financieros, legales y técnicos necesarios para el mantenimiento y la gestión económica de los activos horizontales.
Software de administración
Un programa de administración de fincas permite a los administradores alcanzar sus objetivos de manera efectiva. Con menos esfuerzo y más precisión, puede administrar todas las tareas y cumplir con los requisitos del usuario. Independientemente de la carga de trabajo, un software de gestión de fincas optimizará el servicio.
Se trata de facilitar la centralización de los asuntos financieros, legales y técnicos, evitando negligencias, retrasos y errores. Permite definir y unificar criterios y aplicarlos de manera equitativa.
Podríamos seguir resumiendo y decir que un administrador de propiedades es un profesional responsable de administrar, a solicitud de un propietario de un inmueble urbano o rural, o a discreción de la junta de un propietario, los asuntos financieros, legales y técnicos requeridos.
¿Cumpliendo con las regulaciones de la LOPD en el Comunidad de propietarios?
Me cuentan un caso. Hace poco un usuario estuvo en la junta de propietarios de la comunidad de su vecindario. Después de abordar cuestiones importantes como las causas de que los árboles en las áreas comunes se sequen y discutir el cumplimiento de las regulaciones de riesgos laborales de las empresas de horticultura, no parece que se cumpla efectivamente la normativa de protección de datos personales.
Por tanto, esperó a la conclusión del Consejo de Administración, para acercarse al presidente y al administrador y comentar tal detalle. El presidente no estaba al tanto de tal evento, pero el gerente sí. Su respuesta fue: “no te preocupes, proteger esos datos son tonterías”.
Ante semejante discusión, y después de horas en la reunión, lo mínimo que quería hacer era discutir, así que dejó que hiciera esa “tontería”.
Pero al final se dieron cuenta que necesitaban un administrador de fincas que supiera hacer las cosas bien. A partir de entonces se consiguen cosas como que se tramite correctamente el expediente del vecino ante el Registro General de Protección de Datos, manifestando la relación comunidad-administrador en el debido proceso. Y se vela por que los datos de las personas se mantengan con las medidas de seguridad adecuadas, redactando documentos confidenciales, instruyendo a los porteros y al presidente de la LOPD, ya sean personas físicas o jurídicas, autoridad pública, servicio o cualquier otra autoridad, solos o en conjunto, que procesan datos personales en nombre del responsable del tratamiento.
Ahora saben que, la obligación de notificar los antecedentes de los residentes para obtener su registro y cumplir con la LOPD recae en la propia Comunidad, a través de su presidente, quien es requerido por la ley. 13.3 de la Ley de Propiedad Horizontal. Representará legalmente a la comunidad, ante los tribunales y fuera de ella, en todos los asuntos que la afecten.
No obstante, la notificación puede ser realizada por un tercero en nombre del responsable del fichero, lo que puede suceder si se delega este derecho en un administrador que actuará en nombre del obligado.
Muy sucintamente y para terminar quiero comentar que si la Comunidad tiene empleados, como trabajadores sanitarios, sus datos forman otro fichero que se puede registrar. En el caso de que se incorporen archivos al sistema de información del propio administrador, que es el caso más común, este último no podrá realizar ninguna operación más allá de las funciones otorgadas por los permisos. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.
